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Les avantages du post mortem en management du risque

 

Les avantages d'un post mortem en management du risque

Les avantages d’un post mortem en management du risque

La gestion des risques permet de regarder en avant, d’examiner et de rechercher l’incertitude pour nous aider à déterminer ce qui nous attend. Cela permet aux organisations, projets et individus d’obtenir une perspective du futur, identifiant les risques à éviter et les opportunités à capturer. Même si les risques demeurent incertains de par leur impact et leur probabilité, il n’en demeure pas moins qu’un plan d’action peut être dressé.

Mais que faire des risques passés? Pourquoi devrions-nous les considérer?

Les risques du passé ne sont plus des risques, étant donné qu’ils sont déjà survenus.

CEUX QUI NE PEUVENT APPRENDRE DES ERREURS DU PASSÉ SONT CONDAMNÉS À LES RÉPÉTER.

Afin d’éviter de répéter les erreurs du passé, nous devrions examiner les événements survenus afin d’apprendre pour le futur. Voici 5 questions à se poser lors du post mortem, qui devrait être prévu dans le processus de management du risque.

  1. Quels risques identifiés sont survenus et pourquoi? Non seulement nous les avions prévus, mais ils sont survenus.
  2. Quels risques identifiés ne sont pas survenus et pourquoi? Quelles mesures d’atténuation ont été efficaces? Pourquoi? Lesquelles ne l’ont pas été?
  3. Quel effort a été investi pour identifier, gérer et implanter les mesures d’atténuation? Est-ce que l’effort est proportionnel à l’impact que les risques auraient eu s’ils étaient survenus?
  4. Est-il possible d’attribuer certains bénéfices sur le projet pour avoir géré les risques? Réduction de coût, respect de l’échéancier, satisfaction de la clientèle et des parties prenantes.
  5. Est-ce qu’il existe des risques récurrents qui pourraient survenir sur un projet similaire?

Les résultats des post mortem devraient servir à mettre à jour la liste de risques typiques, permettre de poser un regard sur les autres projets en cours et intégrer des mesures d’atténuation et améliorer le processus de management du risque.

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Quand doit-on gérer les risques?

Incertitude en gestion des risques

INCERTITUDE : Détestez là ou pas, vous ne pouvez l’éviter. Les organisations, les projets et les individus font tous face à des risques. La question est : qu’allez-vous faire pour les gérer?

Si vous identifiez, évaluez, mettez en place des mesures d’atténuation, vous aurez accompli un livrable important de la gestion des risques. Mais si vous en restez là, vous ne réussirez pas à atteindre le plein potentiel d’une gestion efficace des risques.

Le processus de management du risque est itératif, il ne s’arrête pas au suivi des mesures d’atténuation à mettre en place. Vous devez rester alerte et intégrer à votre registre de risques chaque nouveau risque lorsqu’il survient. Vous devez repasser votre nouveau risque au travers du processus de management du risque. Ne négligez pas ces risques soudains, ils peuvent avoir un impact important sur l’atteinte de vos objectifs. En l’évitant ou l’ignorant, vous pourriez vous passer de stratégies de gestion des risques structurées.

Quand doit-on gérer les risques?

Pour les risques d’entreprise :

Au lancement du processus de management du risque et ensuite une fois/an. Il sera nécessaire de revoir les risques en cours d’année si :

  • Vous avez des allocations en capital important
  • À un lancement de projets majeurs
  • Lors d’une restructuration
  • Changement organisationnel

Pour les risques de projets :

Pour une entreprise qui gère plusieurs projets, il est suggéré d’avoir une « grille de sélection de projets » afin de bien cibler les projets à risque. L’application du processus de management du risque se fera uniquement sur les projets ayant été priorisés par cette grille.

La gestion des risques se déclenchera à plusieurs étapes du cycle de vie du projet, principalement à des jalons importants. Voici ci-dessous, ces moments en fonction de jalons d’un projet IAGC (ingénierie, approvisionnement, gestion et construction).

Jalons pour analyses de risques dans le cycle de vie d'un projet IAGC

Jalons pour analyses de risques dans le cycle de vie d’un projet IAGC

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Un bon système de classement pour diminuer les risques

Apprendre à déléguerPour la plupart des dirigeants, la plus grande richesse de leur entreprise est la connaissance détenue par leurs employés. Mais les entreprises ont de la difficulté à définir la façon dont ils devraient gérer cette connaissance.

Si seulement nous savions ce que l’entreprise sait…

La gestion de la connaissance en gestion de projet comporte plusieurs avantages :

  • Accessibilité aux connaissances sur le juste à temps;
  • Possibilité de regrouper rapidement les connaissances lors d’un problème;
  • Développement du travail de collaboration à distance;
  • Faciliter l’apprentissage dans l’action.

Il faut retenir que la gestion de la connaissance c’est bien plus que la gestion de l’information. La gestion de l’information n’est que le point de départ à une bonne gestion de la connaissance. Elle constitue la première étape qui est la collecte d’information.

3 raisons qui devraient vous motiver à bien gérer votre information

  1. Une mauvaise gestion (classement) de l’information et des données peut occasionner des pertes de données ou d’information importante.
  2. Un taux de roulement d’employé suite à des départs à la retraite, départ volontaire, restructuration, maladie, maternité, etc.). Avec le départ d’employés clés, ce sont des connaissances et de l’expertise de valeur qui disparaît.
  3. Inexistence d’un mécanisme capable de mettre les connaissances en évidence. L’information ne peut être renouvelée, partagée, diffusée et utilisée.

L’enjeu principal que rencontre les entreprises aujourd’hui réside dans le partage et la communication des bonnes informations aux bonnes personnes aux bons moments afin d’améliorer la performance de l’activité principale.

Point de départ pour la gestion de l’information

Il ne s’agit pas uniquement de classer l’information. Celle-ci doit être facilement retrouvable et utilisable.

Pour diminuer le risque lié à un système de classement inefficace ou inexistant, vous devez sensibiliser vos employés à en avoir un bon. Il est souvent difficile pour les employés de distinguer l’information « personnelle » de l’information « de projet ». Pour être efficace, ce système doit être simple, facile à implanter, facile à maintenir et permettre à la fois de vous retrouver ainsi qu’être compréhensible par n’importe qui voudrait retrouver l’information à votre place.

Si vous n’avez aucune idée par où commencer, vous pouvez consulter le guide « Un esprit sain dans un espace sain ». Par l’utilisation de ce guide, vous découvrirez une méthode de classement efficace, et vous gagnerez en plus un environnement de travail sain vous permettant d’être plus efficace, plus concentré et moins stressé.

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ISO 9001:2015 – Mise à niveau de la norme

ISO 9001-2015La révision de la norme ISO 9001 est prévue pour septembre 2015. Le processus de mise à niveau de la norme, en 5 étapes, a atteint le niveau 2 – « committee draft » (CD) depuis décembre 2013. Nous attendons sous peu la version « Draft international standard » (DIS) (niveau 3). Le projet de norme a une nouvelle structure et intègre de nouveaux concepts qui auront un impact sur la portée de la certification et du système de management de la qualité.

Bien que le concept du risque est implicite dans la norme actuelle, la prochaine version de la norme ISO 9001 la rendra plus explicite. La norme conserve comme toile de fond l’orientation client et intègre maintenant le management du risque au coeur du management de la qualité.

À quel endroit aborde-t-on le risque dans le projet actuel de la norme ISO 9001:2015 (CD)

Clause 4: Approche processus: Dans son approche processus, l’organisation doit déterminer les risques qui pourraient affecter sa capacité à fournir des biens et des produits conformes et obtenir la satisfaction du client.

Clause 5: Leadership: La direction doit démontrer son engagement et son leadership pour identifier les risques et les adresser adéquatement.

Clause 6: Planification: Une section complète est réservée à la gestion des risques. L’organisation devra prendre en compte les éléments et les exigences identifiés dans les clauses 4.1 et 4.2. L’organisation devra démontrer comment elle effectue le traitement des risques permettant d’éviter, d’atténuer ou d’accepter les risques.

Clause 8: Opération: L’organisation devra documenter un processus pour identifier et adresser les risques d’opérations.

Clause 9: Évaluation de la performance: L’organisation devra monitorer, mesurer, analyser et évaluer les risques et les opportunités.

Clause 10: Amélioration: L’organisation pourra améliorer son système de management de la qualité basé sur les résultats des analyses, les opportunités et les changements liés aux risques identifiés (chapitre 6).

Notez que la norme ISO 9001:2015 n’est pas encore définitive et que son contenu pourrait changer durant les prochaines étapes de rédaction.

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