Un bon système de classement pour diminuer les risques

By | mai 13, 2014

Apprendre à déléguerPour la plupart des dirigeants, la plus grande richesse de leur entreprise est la connaissance détenue par leurs employés. Mais les entreprises ont de la difficulté à définir la façon dont ils devraient gérer cette connaissance.

Si seulement nous savions ce que l’entreprise sait…

La gestion de la connaissance en gestion de projet comporte plusieurs avantages :

  • Accessibilité aux connaissances sur le juste à temps;
  • Possibilité de regrouper rapidement les connaissances lors d’un problème;
  • Développement du travail de collaboration à distance;
  • Faciliter l’apprentissage dans l’action.

Il faut retenir que la gestion de la connaissance c’est bien plus que la gestion de l’information. La gestion de l’information n’est que le point de départ à une bonne gestion de la connaissance. Elle constitue la première étape qui est la collecte d’information.

3 raisons qui devraient vous motiver à bien gérer votre information

  1. Une mauvaise gestion (classement) de l’information et des données peut occasionner des pertes de données ou d’information importante.
  2. Un taux de roulement d’employé suite à des départs à la retraite, départ volontaire, restructuration, maladie, maternité, etc.). Avec le départ d’employés clés, ce sont des connaissances et de l’expertise de valeur qui disparaît.
  3. Inexistence d’un mécanisme capable de mettre les connaissances en évidence. L’information ne peut être renouvelée, partagée, diffusée et utilisée.

L’enjeu principal que rencontre les entreprises aujourd’hui réside dans le partage et la communication des bonnes informations aux bonnes personnes aux bons moments afin d’améliorer la performance de l’activité principale.

Point de départ pour la gestion de l’information

Il ne s’agit pas uniquement de classer l’information. Celle-ci doit être facilement retrouvable et utilisable.

Pour diminuer le risque lié à un système de classement inefficace ou inexistant, vous devez sensibiliser vos employés à en avoir un bon. Il est souvent difficile pour les employés de distinguer l’information « personnelle » de l’information « de projet ». Pour être efficace, ce système doit être simple, facile à implanter, facile à maintenir et permettre à la fois de vous retrouver ainsi qu’être compréhensible par n’importe qui voudrait retrouver l’information à votre place.

Si vous n’avez aucune idée par où commencer, vous pouvez consulter le guide « Un esprit sain dans un espace sain ». Par l’utilisation de ce guide, vous découvrirez une méthode de classement efficace, et vous gagnerez en plus un environnement de travail sain vous permettant d’être plus efficace, plus concentré et moins stressé.

Share

One thought on “Un bon système de classement pour diminuer les risques

  1. Pingback: Un bon système de classement pour diminu...

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *